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Teamassistenz (m/w/d) Regensburg

Einsatzort
Regensburg, Remote
Pro Woche
37 Stunden
Bewerbungsfrist
12. März 2024
Frühestes Startdatum
1. März 2024
Dauer
13 Monate
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Leistungsbeschreibung

Aufgaben:

Aufgabe sind administrative Tätigkeiten und Assistenzaufgaben (z. B. Termin- und Besprechungsorganisation, Büromanagement, Rechnungsprüfungsworkflow)

 

Die Aufgaben lassen sich in Assistenztätigkeiten, Sachbearbeitung, Unterstützung von Veranstaltungen aufteilen:

 

Assistenztätigkeiten:

  • Verteilung der Post und Versendung von Briefen: die meiste Post wird elektronisch erfasst und verteilt. Es kommen aber auch Pakete.
  • Telefon: für die Abteilung KR
  • Organisation von Besprechungen (interne und externe Terminvereinbarung, Raumbuchung, Bewirtung etc.) (Zugang FuV Tool), Ansprechpartnerin für Kostenstellenkarte KR d. Bestellungen von Büromaterial etc.
  • Pflege/ Terminkoordination Arbeitsmedizinische Vorsorge K-Bereich (Termine im Blick haben und koordinieren) f. Vorbereitung und Versendung Geburtstagsbriefe Bürgermeister/innen (Zugang KommuneReVU) und sonstiger Briefverkehr (Weihnachtskarten etc.).
  • Fahrerlaubnisse prüfen
  • Personalisierte Kalender überprüfen, verpacken und Adressetiketten drucken

 

Sachbearbeitung:

  • Umsetzung der Trafostationsbemalung in alle drei Regionen
  • Übersicht in Ordner Trafostationsgestaltung, K-intern allgemein
  • Abfrage in den Regionen, welche Stationen gemacht werden sollen, Budget Region, dann KC mitteilen, welche Vorarbeiten notwendig sind
  • Gesamtbestellung für alle, vorab mit Einkauf reden, Budgetbedarf anhand der Fläche der Station ausrechnen
  • Koordination der Termine und Umsetzung
  • Rechnungen prüfen und freigeben, häufig ist BAMF erforderlich, da nach tatsächlichen Aufwand abgerechnet wird und daher Zusatzkosten entstanden sind

 

Veranstaltungen

  • Unterstützung beim Bürgerenergiepreis Oberpfalz und Niederbayern in Abstimmung mit zuständiger Kollegin

Anforderungen

Zusätzliche Kompetenzen:   

  • Kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Assistenzbereich
  • Kenntnisse mit gängigen MS Office Anwendungen, SAP und neue Medien

Über den Auftraggeber

Start:  01.03.2024

Ende: 01.04.2025

Std/Wo: 37,00

Nach Einarbeitung sind 2 Tage in Präsenz in Regensburg vorgesehen, ansonsten kann aus dem Homeoffice gearbeitet werden.